Verfahrensdokumentation Check (GoBD, §147 AO)

Verfahrensdokumentation Check

Prüft eine Verfahrensdokumentation im Markdown-Format gegen 17 Regeln aus den GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) und der Abgabenordnung — in VS Code, offline, ohne Upload und ohne Konto.

Werkzeug-Seite: https://getreadystack.com/tools/verfahrensdoku-gobd-check

Warum es das gibt

Eine Verfahrensdokumentation wird einmal geschrieben und dann jahrelang nicht angefasst. In der Außenprüfung fällt auf, was fehlt. Zwei Dinge sind seit 2025 neu:

Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, nicht zehn. §147 Abs. 3 Satz 1 AO nennt heute drei Fristen nebeneinander — zehn Jahre für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für die sonstigen Unterlagen. Sprachmodelle und ältere Muster-Vorlagen geben weiterhin durchgängig zehn Jahre an.
Die Frist beginnt nicht am Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahrs (§147 Abs. 4 AO).

Die 17 Regeln

Gruppe	Prüfung	Fundstelle
Pflichtteile	Allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, Technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation	GoBD Rz. 153
Fassung	Versionsnummer, Gültigkeitsbeginn, Änderungshistorie, Freigabe, Alter der Fassung	GoBD Rz. 154
Fristen	Buchungsbelege nicht mit 10 Jahren, Buchungsbelege mit 8 Jahren, Sechs-Jahres-Frist, Fristbeginn	§147 Abs. 3 und 4 AO
Prüfbarkeit	Datenzugriff Z1, Z2 und Z3	§147 Abs. 6 AO
Kontrolle	Internes Kontrollsystem, Unveränderbarkeit, Datensicherungskonzept	GoBD Rz. 100 und 103, §146 Abs. 4 AO

Jeder Befund nennt die Zeilennummer, die Regelkennung und die Fundstelle im Gesetz oder im BMF-Schreiben.

Beispiel

Die mitgelieferte Beispieldatei _fixtures/dirty.md — eine kurze, typische Verfahrensdokumentation von 2019 — ergibt 12 Befunde: 9 Fehler und 3 Hinweise. Darunter „Buchungsbelege bewahren wir 10 Jahre auf" in Zeile 22, die fehlende Betriebsdokumentation und der fehlende Abschnitt zum Datenzugriff Z1 bis Z3. Die Gegendatei _fixtures/clean.md ergibt 0 Befunde.

Was kostenlos ist

Die vollständige Prüfung der geöffneten Datei: alle 17 Regeln, jeder Befund mit Zeilennummer und Fundstelle. Das ist eine abgeschlossene Arbeit, keine beschnittene Vorführung — keine Wasserzeichen, keine Zeitsperre, keine Begrenzung auf N Durchläufe.

Dazu kommt der Lauf über alle Verfahrensdokumentationen im Workspace zusammen mit der übergabefertigen Berichtsdatei für den Prüfer oder den Steuerberater; dieser Teil fragt nach einem Lizenzschlüssel: https://buy.polar.sh/polar_cl_4ecG2oZhrU4pZhXKIDTco78th6R0swStXdKD63nSxy6 — $29 einmalig, ein Schlüssel je Person oder Team-Platz, 7 Tage volle Rückgabe.

Maßstab

Die Zeitgebühr eines Steuerberaters beträgt nach §13 StBVV 16,50 € bis 41 € je angefangene Viertelstunde, also 66 € bis 164 € je Stunde. Kommt ein Steuerpflichtiger in der Außenprüfung dem Datenzugriff nach §147 Abs. 6 AO nicht nach, kann nach §146 Abs. 2c AO ein Verzögerungsgeld von 2.500 € bis 250.000 € festgesetzt werden.

Grenzen

Das Werkzeug liest Text. Es prüft, ob die geforderten Teile, Fristen und Zugriffsarten beschrieben sind — es beurteilt nicht, ob die Beschreibung inhaltlich zu Ihrem Betrieb passt. Es ersetzt keine steuerliche Beratung.